KSeF od środy obowiązkowy. Jak lokalne firmy radzą sobie z wdrożeniem?

To już nie są testy ani zapowiedzi. Już 1 kwietnia Krajowy System e-Faktur stanie się codziennością dla większości lokalnych przedsiębiorców w Polsce. Choć system budzi wiele pytań, od środy każda faktura B2B musi trafić na rządowe serwery. Doradca podatkowy Monika Piątkowska podpowiada, co zrobić w te ostatnie godziny, by uniknąć paraliżu w firmie.

Według danych przekazanych przez wiceministra finansów i szefa KAS, Marcina Łobodę, do Krajowego Systemu e-Faktur przystąpiło dotychczas 311 tys. przedsiębiorców. Prawdziwym testem dla stabilności infrastruktury będzie jednak nadchodząca środa – to właśnie 1 kwietnia obowiązek fakturowania w KSeF obejmie szeroką grupę podmiotów z sektora MŚP.

Koniec z fakturą w PDF i papierze 

Do tej pory z KSeF korzystali tylko najwięksi gracze. Od 1 kwietnia dołączają do nich pozostali podatnicy VAT – od lokalnych firm produkcyjnych po punkty usługowe. – KSeF obejmie docelowo wszystkie transakcje w relacjach B2B. To koniec ery papierowych faktur i plików PDF wysyłanych mailem. Dokument wprowadzony do systemu uznaje się za doręczony niemal natychmiast, co z jednej strony przyspiesza obieg dokumentów, ale z drugiej – wymaga ogromnej precyzji – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.

Plan ratunkowy na ostatnią chwilę – jeśli jeszcze nie jesteś gotowy, wykonaj te te 5 kroków dzisiaj:

1. Uwierzytelnij się: sprawdź, czy twój profil zaufany lub podpis kwalifikowany działają, bez tego nie wejdziesz do systemu.

2. Nadaj uprawnienia: wyznacz osoby w firmie, które będą miały prawo wystawiać i odbierać faktury.

3. Sprawdź program: upewnij się, że twoje oprogramowanie jest połączone z KSeF (w tym celu możesz skorzystać zarówno z państwowej aplikacji, jak również z programów dedykowanych jak np. fillup czy firmly,inne dostępne na rynku).

4. Ustal obieg z księgową: potwierdź, jak od 1 kwietnia będziesz akceptować faktury kosztowe, które pojawią się w systemie.

5. Przygotuj procedurę awaryjną: dowiedz się, jak wystawić fakturę w trybie offline, jeśli system ministerstwa lub twoje łącze internetowe zawiedzie.

Uwaga na błędy – system ich nie zapomina

Kluczową zmianą, która może zaskoczyć lokalnych przedsiębiorców, jest brak możliwości usunięcia błędnie wystawionej faktury. – W nowym systemie nie ma miejsca na anulowanie dokumentu, a każda pomyłka wymaga wystawienia korekty, co w praktyce oznacza więcej pracy administracyjnej. Dlatego tak ważna jest weryfikacja danych jeszcze przed kliknięciem „wyślij” – podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.

Księgowość w czasie rzeczywistym 

Rewolucja dotyka też relacji z biurami rachunkowymi. Tradycyjne dostarczanie segregatorów z dokumentami odchodzi do lamusa. Dzięki KSeF, księgowi widzą faktury swoich klientów w czasie rzeczywistym. To usprawnia pracę, ale wymaga od przedsiębiorcy nadania odpowiednich uprawnień pracownikom i księgowym jeszcze przed wystawieniem pierwszej kwietniowej faktury.

Od 1 kwietnia KSeF przestaje być opcją, a staje się prawnym obowiązkiem. Choć Ministerstwo zapowiada, że rok 2026 będzie okresem nauki bez kar finansowych, brak przygotowania technicznego może oznaczać zatory w płatnościach i problemy z kontrahentami już w pierwszych dniach kwietnia.