Czego potrzebuje pracownik do efektywnej pracy w biurze?

Praca biurowa wiąże się najczęściej z zadaniami koncepcyjnymi, wymagającymi kreatywnego podejścia. Dla zwiększenia efektywności podejmowanych działań bardzo istotne są takie czynniki, jak właściwa organizacja przestrzeni oraz ergonomiczne stanowisko, na którym wszystko, co potrzebne, jest w zasięgu wzroku i rąk.

Pracownik umysłowy do prawidłowego wykonywania powierzonych mu obowiązków potrzebuje przede wszystkim komfortu psychicznego i spokoju. Pracodawca często nie zdaje sobie nawet sprawy, że przestrzeń biurowa znacząco wpływa na efektywność pracy zatrudnionych osób. Pełne skupienie będzie możliwe tylko w środowisku, w którym panuje spokój, nie ma rozpraszaczy uwagi, hałasu i osób mogących przeszkodzić w wykonywaniu zadań. Właściwe zorganizowanie przestrzeni biurowej jest prawdziwą sztuką. Z pomocą przychodzą producenci mebli biurowych, np. AJ Produkty, proponujący nowoczesne rozwiązania, na miarę potrzeb XXI wieku.

Spokój w miejscu pracy

Możliwość skupienia się w ciszy nad swoim projektem jest bardzo ważna dla pracowników umysłowych, zwłaszcza tych, których obowiązki polegają na tworzeniu koncepcji. Tymczasem w nowoczesnych przestrzeniach biurowych zazwyczaj w jednym pomieszczeniu przebywa ze sobą od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu osób. Uwaga w open space jest silnie rozproszona. Wpływa na to nie tylko harmider panujący w pomieszczeniu, ale także inni pracownicy oczekujący rady i pomocy od osób bardziej doświadczonych. Jak wskazują badania, osoba oderwana od swojego zadania potrzebuje ok. 25 min, aby wrócić do tzw. strefy flow w swojej koncepcji. W ciągu 8-godzinnego dnia pracy może pojawić się dużo czynników rozpraszających uwagę. Dlatego też obecnie odchodzi się od idei open space’u jako mało sprzyjającej pracy. Owszem, ten rodzaj organizacji miejsca sprawdzał się na początku XX wieku przy zadaniach produkcyjnych, nie jest jednak odpowiedni do wykonywania prac umysłowych, gdyż hamuje zdolność do kreatywnego myślenia. Pojawiają się dwa rozwiązania – można wynająć biuro z wieloma pokojami dla pracowników, co niestety wymaga dużego miesięcznego nakładu finansowego, bądź zorganizować na nowo open space, wykorzystując dźwiękochłonne, mobilne ścianki działowe, oferowane przykładowo przez AJ Produkty. Dzięki temu nowoczesnemu rozwiązaniu w łatwy sposób wydziela się osobne stanowiska pracy w otwartej przestrzeni. Dużą zaletą ścianek działowych jest też to, że bezproblemowo można je przestawiać – są na kółkach, zatem zmiana aranżacji pomieszczenia nie jest uciążliwa.

Ergonomiczne stanowisko pracy

Ergonomia w miejscu pracy jest niezwykle istotna dla efektywności. Łatwiej i szybciej wykonuje się swoje zadania w miejscu, gdzie wszystko, czego potrzebujemy, jest pod ręką, ale jednocześnie nie jesteśmy przytłoczeni nadmiarem przedmiotów w przestrzeni. Dlatego też stanowisko pracy powinno być odpowiednio duże. Musi nie tylko zmieścić spore biurko, ale także powinno uwzględniać co najmniej 2 m² przestrzeni wolnej od urządzeń czy mebli. Z kolei, aby zapewnić pracownikowi wystarczająco dużo miejsca na biurku, warto zadbać o szafkę bądź regał do sortowania, dzięki którym nie będzie potrzeby składowania dokumentów na blacie. Bardzo ważne dla komfortu pracy jest także krzesło obrotowe z regulowaną wysokością siedziska, oparcia i zagłówka. Zgodnie z przepisami BHP powinno ono mieć również podłokietniki.

Organizacja przestrzeni biurowej oraz odpowiednie wyposażenie stanowiska pracy to niezwykle istotne czynniki efektywności zatrudnionych osób, ale to jeszcze nie wszystko. Warto zadbać też o dobrą atmosferę, organizując szkolenia i rozmawiając z pracownikami o ich problemach oraz trudnościach napotykanych w codziennych zadaniach.